Ako najbezpečnejšie zabezpečíte likvidáciu firemných alebo osobných informácii a ako si vybrať správny skartovač ?
Chráňte svoje alebo firemné dôverné informácie.
Zaobchádzanie s dôvernými informáciami je často podceňovane, zanedbávané a nedbanlivá manipulácia či už v tlačenej forme alebo na rôznych nosičoch ako napríklad CD môže spôsobiť vážne a náhle problémy ktoré môžu spôsobiť Vám alebo Vašej spoločnosti vážne finančné straty ktoré sa môžu prejaviť rôznym spôsobom.
Množstvo vyhodených firemných alebo osobných dokumentov, ako sú napríklad rôzne plány, korešpondencia, zmluvy, obchodné informácie o klientoch, osobné informácie a pod., ktoré končia v prevažnej väčšine dokrčené, roztrhané v odpadkovom koši, je vynikajúcou príležitosťou na ukradnutie identity, sledovanie vašej spoločnosti alebo môže byť zneužité na vydieranie.
Nedôsledné nakladanie s rôznymi údajmi - informáciami môže viesť tiež k závažným sankciám v rámci legislatívy. Podľa Všeobecnej ochrane údajov (GDPR) a nariadenie EU z 25.5.2018 tí, ktorí zhromažďujú a spravujú osobné údaje, musia tieto údaje chrániť pred zneužitím a musia dodržiavať zákon o ochrane údajov. Preto je v mnohých prípadoch pre vás jednoducho bezpečnejšie, keď sa dokumenty zničia tak, že ich nikto nebude môcť prečítať. Vyhnite sa preto zbytočnej pokute a poškodeniu dobrého mena Vašej firmy ochranou tlačených informácií a ochrany vašich osobných údajov.
Ako si poradíte ?
Ako si poradíte ?U niektorých typov dokumentov spôsob likvidácie priamo ukladajú právne normy DIN 32 757 a DIN 66399 a vyhlášky Národného bezpečnostného úradu. Najjednoduchším, bezpečným, spoľahlivým a nenáročným spôsobom likvidácie je zničenie dokumentov a nosičov v skartovačom zariadení, ktorý by mal spĺňať podmienky uvedených noriem. Ak potrebujete likvidovať dôverné a utajované spisy, práve od veľkosti skartovaného - narezaného odpadu závisí úroveň bezpečnosti skartovania. Platí, že čím vyšší stupeň utajenia skartovača, tým menšie kúsky pri skartovaní sa vytvárajú.
Norma DIN 32 757 definuje 5 stupňov utajenia (1 - 5), stupňom 2-5 zodpovedá aj Vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 339/1999 Zb. (V, D, T a PT).Norma DIN 66399 definuje 7 stupňov utajenia (P-1 až P-7) podľa maximálnej veľkosti, resp. obsahu narezaných častíc.
Tabuľka úrovni utajenia :
Čo potrebujete vedieť pri výbere skartovača?
Výber skartovača závisí predovšetkým od toho, aké dokumenty, nosiče budete likvidovať a ako často budete skartovať.
Preto si v prvom rade odpovedzte na tieto tri otázky:
1. Potrebujete domáci skartovač na príležitostnú skartáciu menšieho objemu papierov? Alebo naopak hľadáte profesionálny skartovač do firemných kancelárií s veľkým objemom dokumentov?
2. Potrebujete likvidovať bežné kancelárske dokumenty či dôverné alebo utajované spisy?
3. Aká bude gramáž skartovaných dokumentov, čiže papiera? Budete chcieť skartovať aj ďalšie médiá určené na likvidáciu, ako sú napríklad CD?
Pre bežné skartovanie menšieho objemu dokumentov v domácnosti alebo v malej kancelárii väčšinou stačí osobná skartovačka so stupňom utajenia číslo 3 v nižšej cenovej hladine. Domáce skartovačky sú určené predovšetkým pre využívanie jedným pracovníkom a nedisponujú vysokými výkonmi. Väčšinou tiež nemajú automatický systém podávania papiera a vy tak musíte ručne do stroja vkladať materiály určené pre zničenie, likvidáciu.Pre bežné skartovanie menšieho objemu dokumentov v domácnosti alebo v malej kancelárii väčšinou stačí osobná skartovačka so stupňom utajenia číslo 3 v nižšej cenovej hladine. Domáce skartovačky sú určené predovšetkým pre využívanie jedným pracovníkom a nedisponujú vysokými výkonmi. Väčšinou tiež nemajú automatický systém podávania papiera a vy tak musíte ručne do stroja vkladať materiály určené pre zničenie, likvidáciu.
Veľké kancelárie, ktoré potrebujú likvidovať stovky až tisíce listín denne, využijú veľkoobjemové alebo automatické profesionálne skartovačky. Tieto výkonné kancelárske skartovacie stroje si poradia s väčším objemom papiera a bývajú vybavené automatickým podávačom, vďaka ktorému nemusíte do skartovačky dokumenty vkladať ručne. Niektoré stroje vedia zničiť aj dokumenty s kovovými kancelárskymi sponkami, s CD alebo DVD či dokonca magnetické karty, čo sa môže hodiť hlavne vo väčších podnikoch alebo v bankách.
Existuje aj zlatá stredná cesta skartovačiek, ktorá je vhodná pre stredne veľké kancelárie.
Pri výbere skarovacieho zariadenia sa treba rozhodovať podľa týchto kritérií:
- Požiadavka ochrany
Aký stupeň utajenia potrebujem? Ukážky rezov papiera formátu A4 pri stupňoch utajenia P-1 až P-7 ktoré sú uvedené pri každom type skartovača v našej ponuke s príslušnými druhmi skartovaných dokumentov podľa normy DIN 66399:
| Všeobecné záznamy napr. neaktuálny reklamný materiál (katalógy, brožury). |
Interné dokumenty, napr. firemná interná komunikácia (pokyny, cestovné smernice, upozornenia, formuláre).
|
Interné dokumenty, napr. firemná interná komunikácia (pokyny, cestovné smernice, upozornenia, formuláre). | Obzvlášť citlivé a dôverné záznamy napr. finančné hlásenia, platové výkazy a osobné zložky, pracovné zmluvy a lekárske správy. | Informácie s existenciálnou dôležitosťou napr. patenty, podklady ku konštrukciám, strategická dokumentácia a pracovné zmluvy. | Tajné dokumenty napr. výskumné a vývojové podklady, úradné dokumenty. | Úplne dôverné údaje napr. tajné alebo úradné dokumenty v sektore verejnej správy, výskumné či vojenské. |
Podľa počtu osôb, ktoré budú skartátor využívať, sa skartátory delia na osobné a domáce kancelárie, pre firemné kancelárie ( stredné kancelárie ) a na veľké kancelárie, oddelenia alebo poschodia.
3. Objem a periodicita skartovaného materiálu
Podľa toho v akých množstvách a ako často budete likvidovať údaje - skartovať, vyberajte veľkosť skartátora. Pokiaľ je Vaším kritériom zároveň skartovanie dokumentov na čo najmenšie častice, potom vyberajte podľa stupňa utajenia ktoré sa označuje písmenom " P ", zároveň myslite na to že nie vždy musí platiť že čím väčší skartátor, tým lepší, nemusí to platiť.
4. Rýchlosť rezu
Čím je rýchlosť vyššia, tým bude papier rýchlejšie zoskartovaný. Rýchlosť rezania je udávaná v metroch za minútu, prípadne v milimetroch za sekundu.
5. Kapacita
Udáva, koľko listov naraz dokáže skartátor zoskartovať. Čím vyššia je kapacita, tým viac práce za uvedený čas stroj odvedie. Pri výbere skartovača si ale dajte pozor na technické údaje od výrobcu. V prípade, ak sa kapacita papiera udáva v gramáži 70 g/m² a používate papier 80 g/m², udávanú kapacitu vynásobte číslom 0,875. Fotopapier s gramážou 210 g/m2 potom zníži odporúčaný počet strán na tretinu. Ak by ste kapacitu presiahli, príde k zahlteniu stroja.
6. Chod motora
V prípade zväčša menších skartátorov rátajte s tým, že doba skartovania bude iba niekoľko minút a po nich bude skartátor cca 20 minút v nečinnosti. V prípade skartovania väčšieho objemu radšej voľte skartátor s nepretržitým chodom.
10. Špeciálne funkcie
Ak skartátor využíva viacej osôb, voľte také modely, ktoré sú vylepšené špeciálnymi funkciami, napr. :
Jam Proof - odolnosť voči zaseknutiu papiera,
Safe Sense - ochrana pri dotyku nebezpečnej zóny
Safety Lock - bráni neželanému spusteniu skartácie
Energy Savings System - s úsporou energie.
12. Objem koša
Kôš skartovačky je potrebné pravidelne vyprázdňovať, preto je dobré mať dostatočnú kapacitu. V našej ponuke nájdete skartovačky s objemom 10 litrov, až po 145 litrov.
Na záver zopár rád
- Skartátory sú predovštkým určené na skartovanie papiera, niektoré modely skartujú aj iné nosiče, napríklad CD, magnetické karty, filmy, elektronické nosiče. Pred skartáciou iného materiálu si overte v príslušnom manuáli či je váš skartovač schopný tento materiál zlikvidovať. Ak ho výrobca neudáva, materiál neskartujte, môžete nenávratne poškodiť rezaciu jednotku.
- U skartátora s rezom na častice a mikročastice pravidelne aplikujte mazací olej.
- Neprekračujte kapacitu rezaného materiálu.
- Pravidelne vyprázdňujte odpadovú nádobu, tak aby nemohlo dôjsť k zachyteniu skartovaného papiera späť na rezné nože.
Ak už viete o čom je skartovanie tak si vyberte skartovač.